Учёт рабочего времени в Excel: шаблон и пример заполнения

Excel — самый быстрый способ начать учёт рабочего времени сотрудников: ничего не нужно покупать, а таблица понятна всем. Главное — сразу заложить структуру, которая потом ответит на три вопроса: сколько часов ушло на проект, кто их потратил и сколько это стоит.

Скачать шаблон Excel

Скачать шаблон учёта рабочего времени (.xlsx)

В файле — 100 строк для записей, четыре вымышленных примера, фильтры, выбор типа проекта и формулы для часов и суммы к оплате. Замените примеры своими данными. Жёлтые ячейки предназначены для ввода, серые — для формул. Итоги учитывают строки 11–110, поэтому при расширении таблицы расширьте и диапазоны итогов.

Для клиентских работ заполните часы и ставку. Нулевая ставка означает бесплатную работу, пустая — незавершённый расчёт: такая строка пока не входит в сумму. Внутренние часы учитываются отдельно от оплаты. Шаблон не заменяет кадровый табель Т-13.

Что должно быть в таблице

Ведите одну общую таблицу, где каждая строка — одна запись о работе. Так её легко фильтровать и сводить. Минимальный набор столбцов:

Пример заполнения

Так выглядят два дня небольшой студии. Ставки условные.

Итого по клиентским проектам — 10 часов на 33 000 ₽. Внутреннее время в счёт не попадает, но остаётся в общем количестве часов. Себестоимость этот шаблон не рассчитывает.

Формулы для часов и сумм

В шаблоне часы вводятся десятичным числом: 1,5 означает полтора часа. Для таких итогов формат времени не нужен. В русской версии Excel аргументы формул разделяются точкой с запятой.

Сумма клиентской записи при заполненных часах и ставке (строка 11):

=E11*F11

В скачиваемом файле формула также проверяет тип проекта и пустые поля. Часы по проекту:

=СУММЕСЛИМН(E11:E110;C11:C110;"Интернет-магазин")

Если в другой таблице ячейка A2 хранит длительность 1:30, перевести её в десятичные часы можно так:

=A2*24

Результату задайте числовой формат. Для суммы длительностей в формате часов и минут больше 24 часов используйте [ч]:мм.

Для итогов по людям и проектам удобнее всего сводная таблица: строки — проекты, столбцы — сотрудники, значения — сумма часов.

Правила, без которых таблица развалится

1. Записывать в тот же день. Время, восстановленное в пятницу по памяти, почти всегда меньше реального.
2. Одна строка — одна задача. Иначе не получится сравнить оценку с фактом.
3. Единые названия проектов. Выпадающий список через «Проверку данных» спасает от трёх вариантов написания одного проекта.
4. Фиксировать ставку на дату работы. В шаблоне она вводится в каждой записи. Если заведёте отдельный справочник ставок, следите, чтобы его изменение не пересчитывало уже выставленные счета.
5. Отмечать выставленные часы. Столбец с номером счёта не даст включить одно и то же время дважды.

Когда Excel перестаёт справляться

Таблица хорошо работает, пока её ведут несколько человек и проектов немного. Проблемы обычно начинаются, когда:

• несколько человек правят файл одновременно;
• ставки разные по проектам и людям, и формулы становятся хрупкими;
• задачи живут в трекере, а часы — в таблице;
• выставленные часы случайно правят или включают повторно;
• о пустых днях узнают только при закрытии месяца.

В Joker Time часы записываются прямо в задаче, ставки подставляются сами, а счёт собирается из ещё не выставленного времени.

Вопросы